Как объединить Excel-файлы с помощью ИИ и проверить дубли и суммы

Чтобы объединить Excel-файлы с помощью ИИ, сначала задайте соответствие столбцов и правило удаления дублей, затем сверьте скачанную книгу с исходниками. Уменьшение числа строк само по себе не означает успеха. Если считать дублем любую запись с повторяющимся ID, можно потерять заказ, требующий проверки.

4 ноября 2026 года мы обработали три синтетические таблицы в Ofox Chat в режиме Balanced. Получилась книга XLSX с подтверждёнными записями, исключёнными дублями, конфликтами, пропущенными суммами, соответствием столбцов, сверкой и README. Редакция отдельно сравнила ячейки скачанного файла с исходными данными. Это учебный пример, опубликованный Ofox, а не клиентский кейс или проверка точности на больших объёмах.

Русская книга — языковая адаптация результата в том же диалоге, а не независимый повторный эксперимент. Названия регионов North, South и West оставлены как исходные значения. Интерфейс продукта на английском; подписи на скриншоте не перерисованы.

Скачайте пример из трёх файлов

Исходники: north.xlsx, south.xlsx, late.xlsx. В каждом по три строки данных на листе Orders, всего девять.

Доступны исходный результат с японскими названиями листов, русская версия и английская версия. В README первоначального результата есть японское и русское объяснения.

Заголовки различаются, но смысл полей одинаков; все суммы указаны в USD. Наша задача — добавить строки друг под другом, а не присоединить столбцы по ID заказа. Соединение по ключу нужно, например, чтобы добавить сведения о клиенте к заказам. Здесь оно может размножить совпадающие строки или изменить смысл таблицы.

В примере заложены три ситуации. Заказ 000102 встречается дважды с одинаковыми полями и суммой 80. У 000105 указаны две суммы: 250 и 275. У 000107 сумма отсутствует. ID — шестизначная строка; ведущие нули являются частью идентификатора.

Когда выбрать ИИ, а когда Power Query

ИИ удобен для разового набора файлов с разными заголовками, когда нужно ещё объяснить исключения. Для ежемесячного импорта папки со стабильной структурой стоит рассмотреть поддерживаемое преобразование Power Query. В документации Microsoft по объединению файлов папки описано применение преобразования образца к файлам одинаковой структуры. Проверьте образец и отфильтруйте содержимое папки: не каждый лежащий в ней файл обязательно относится к импорту.

Ни один инструмент не определит за вас бизнес-правила. Согласуйте ключ, валюту, формат даты и порядок разрешения конфликтов с владельцем данных. Если валюты различаются, разделите их или задайте утверждённое правило пересчёта. Заголовок USD не превращает смешанные валюты в доллары. Дальнейший анализ разобран в руководстве по работе с Excel через ИИ.

Зафиксируйте правила и загрузите копии

Сохраните оригиналы без изменений. Уберите ненужные персональные данные и листы; загружайте только материалы, которые вправе обрабатывать. До отправки запишите имена файлов, нужные листы и число исходных строк.

В английском интерфейсе мы открыли Chat, выбрали Add → Upload from computer, прикрепили три XLSX и оставили Balanced. Перед отправкой убедитесь, что видны все три имени вложений. Нужны вход в аккаунт и достаточный баланс; это не обещание бесплатного запуска или фиксированной цены.

Исходный запрос был на японском. Ниже — русская адаптация его рабочих условий:

Это синтетические учебные файлы. Прочитайте три приложенных Excel-файла
и добавьте их строки друг под другом. Не соединяйте таблицы по ID горизонтально.
Сохраните таблицу соответствия заголовков. ID заказа должен оставаться
текстом с ведущими нулями. Валюта всех сумм — USD.
Исключайте только полностью совпадающие записи по бизнес-полям.
Если у одного ID разные суммы, поместите оба варианта в «Конфликты».
Не выбирайте последнюю версию по имени файла или порядку загрузки.
Оставьте пропущенные суммы пустыми и вынесите эти строки на отдельный лист.
Сохраните исходный файл, лист и номер строки Excel.
Создайте один скачиваемый XLSX с листами: подтверждённые записи,
исключённые дубли, конфликты, пропущенные суммы, соответствие столбцов,
сверка и README с объяснением решений.
Сверьте число строк и сумму известных значений входа со всеми группами выхода.
Не ищите в интернете и не создавайте изображения. Не перезаписывайте исходники.

Для своих данных уточните, по каким полям определяется полное совпадение. Исходное имя файла не должно участвовать в этом сравнении, иначе одинаковые записи из разных файлов никогда не окажутся дублями. Отдельно разрешите или запретите удаление пробелов и приведение регистра. Похожие названия клиентов не доказывают, что это один клиент.

Проверьте содержимое скачанной книги

В русской адаптации этим листам соответствуют «Подтверждённые записи», «Исключённые дубли», «Конфликты», «Пропущенные суммы», «Соответствие столбцов», «Сверка» и README. Переводятся названия и пояснения, а не исходные значения.

Подтверждены ID 000101, 000102, 000103, 000104, 000106 с суммами 120, 80, 200, 150, 100. Исключён дубль из строки 4 файла south.xlsx; сохранён его аналог из строки 3 файла north.xlsx. Оба варианта 000105 доступны на листе конфликтов: 250 из строки 3 south.xlsx и 275 из строки 3 late.xlsx. Сумма 000107 из строки 4 late.xlsx осталась пустой.

Эти девять строк распределены правильно. Результат не доказывает, что инструмент так же обработает объединённые ячейки, формулы, скрытые листы, локальные форматы дат или большие книги.

Сверяйте количество строк и деньги отдельно

9 исходных строк = 5 подтверждённых + 1 дубль + 2 конфликта + 1 пропуск
1 255 USD известных сумм = 650 подтверждённых + 80 дубль + 525 конфликты

Строка с пропуском не содержит известной суммы. Нулевой итог известных значений для этой группы не означает, что заказ стоит ноль.

650 USD — подтверждённый итог после отделения спорных строк, а не вся выручка бизнеса. В исходных 1 255 USD остаются дубль и обе конфликтующие версии, поэтому эта сумма тоже не подходит как показатель продаж. Для окончательного бизнес-итога нужно разрешить конфликты и восстановить пропуски по надёжному источнику.

При проверке файла обнаружилось ещё одно ограничение: у формул сверки нет сохранённых результатов вычисления. Просмотрщик, который не рассчитывает формулы, может показать пустые ячейки. В книге также есть статические контрольные значения, сформированные моделью; редакция отдельно пересчитала группы по исходным строкам. Проверьте формулы и пересчитайте книгу в табличном приложении. Пустое поле предпросмотра само по себе не означает потерю данных. Даты в этом примере остались строками — перед вычислениями с датами преобразуйте их тип явно.

Исправляйте конкретный сбой, сохраняя предыдущий результат

Если исчезли исключения или изменились ID, укажите нарушенное условие:

Сохраните исходный результат как v1 и создайте v2.
У ID 000105 две разные суммы. Оставьте обе в «Конфликтах» и исключите
обе из подтверждённых записей, пока авторитетный источник не разрешит расхождение.
Имя late.xlsx не доказывает, что его версия правильная.
Оставьте сумму 000107 пустой, а все ID — шестизначными строками.
Верните v2, перечень изменённых строк и обновлённую сверку количества
и известных сумм. Не меняйте остальные значения.

Это шаблон восстановления, а не дополнительный проверенный запуск. Сравните v1 и v2: сам запрос на изменение не доказывает, что остальные ячейки сохранились.

Передайте результат, который можно проверить

Убедитесь, что файл открывается, нужные листы присутствуют, ведущие нули сохранены в строках, у исключений есть исходные номера строк и оба равенства выполняются. Конфликты разрешайте по исходной системе или с владельцем данных, записывая основание и автора решения. Не удаляйте следы расхождения молча после исправления.

Подтверждённые данные можно использовать для графиков и аналитического отчёта или рабочей презентации. Для отчёта в PDF предусмотрен другой процесс: создание редактируемого PPT с проверкой страниц-источников.

Начать в Ofox Chat можно с трёх учебных файлов и приведённого запроса. Полезный результат — книга с прослеживаемыми исключениями, а не только сообщение об успешном объединении.