Outage notice
Update customers during an outage on impact, progress and workarounds, then explain the cause, fixes and credits after recovery to keep their trust.
Prompt
Write customer-facing outage communications for a project management SaaS after an incident that left some users unable to log in or sync data for about three hours. Purpose: keep customers informed while it is happening, then explain what went wrong and rebuild trust. Requirements: draft the initial notice, progress updates, the resolution notice and a post-incident summary; state when the issue was detected (with time zone), which features and users were affected, any workaround and when the next update will come; in the summary, explain the cause in plain language, whether any data was affected, what is being done to prevent a repeat and any service credits; promise nothing that is not confirmed. Sincere and concise, with no deflecting blame.
- Quelle
- Ofox
So funktioniert’s
- 1
Auf „Genauso erstellen“ tippen
Ofox Chat öffnet sich mit der fertigen Struktur dieses Dokuments. Melde dich vorher an, falls nötig.
- 2
Anpassen
Ändere die markierten Stellen im Prompt und setze deine eigenen Details ein.
- 3
Senden und erstellen
Sende ihn ab – Ofox Chat schreibt das komplette Dokument zum Herunterladen. Chatte weiter, um es zu überarbeiten.
Häufige Fragen
Was für eine Datei bekomme ich?
Ein vollständiges Dokument zum Herunterladen (Word oder PDF) – nicht nur ein Textblock im Chat.
Muss ich etwas vorbereiten?
Nein – du kannst direkt senden, und Ofox Chat schreibt eine erste Fassung nach der Vorlage. Gib Hintergrund, Daten oder vorhandene Dokumente mit (eingefügt oder als PDF, Word usw. hochgeladen), dann passt das Ergebnis deutlich besser zu deiner Situation.
Kann ich den Prompt bearbeiten?
Ja. Der Prompt landet im Eingabefeld von Ofox Chat – vor dem Senden kannst du das Thema durch dein eigenes ersetzen, Anforderungen ergänzen oder Unnötiges streichen.
Kann ich den Prompt direkt kopieren und verwenden?
Ja. Tippe auf „Kopieren“ auf der Prompt-Karte, um den reinen Text zu erhalten – er funktioniert auch in anderen KI-Schreibtools.
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Mehr Support-Prompts- FAQGroup the questions customers ask most by topic and answer each directly with steps, so people can help themselves and repeat tickets drop.Support
- Customer support SOPStandardize the support team's workflow, response-time targets, scripts and escalation paths as the basis for onboarding, daily work and QA.Support
- Complaint reportReconstruct a complaint, verify the facts, find the root cause, document the resolution and compensation, and set trackable fixes to prevent repeats.Support
- Help center articleWalk users through one feature: prerequisites, numbered steps, how to confirm success and common errors, so they can finish the task on their own.Support
- Monthly support reportSum up the month's volume, response times, satisfaction and issue mix, explain big swings, and send recurring issues to the teams that can fix them.Support
- Support reply libraryReady-to-send replies by scenario, from pre-sale and shipping to refunds and complaints, with placeholders, next steps and phrases to avoid.Support
- Customer onboarding planPlan a new business customer's path from kickoff and setup to training and rollout, with owners on both sides, success criteria and milestones.Support
- Service level agreement (SLA)Spell out uptime commitments, severity levels, response and resolution times, service credits and exclusions as a contract exhibit both sides can verify.Support
- Voice of the customer (VOC) reportPull together customer feedback from support, reviews, surveys and more, cluster it by theme and sentiment, surface the top issues and give prioritized recommendations.Support
- Customer apology letterApologize sincerely to a customer for a service failure or delivery problem: explain what happened and its impact, own it, and offer remedies and concrete fixes to rebuild trust.Support
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